E-Mail & Einrichtung
Frage: Wie richte ich mein E-Mail-Programm richtig ein und worauf muss ich achten?
Die Einrichtung eines E-Mail-Programms (wie Outlook, Apple Mail oder Thunderbird) ist schnell erledigt, wenn Sie die korrekten Daten verwenden. Bitte beachten Sie unbedingt den folgenden wichtigen Hinweis zu automatischen Assistenten:
Vorsicht vor automatischen Assistenten (Outlook, Apple Mail & Co.):
Viele moderne E-Mail-Programme und Smartphones versuchen, die Einstellungen beim Einrichten automatisch zu „erraten“. Da die Programme hierbei leider sehr schlecht raten, werden oft falsche Serveradressen (wie mail.ihredomain.de) oder unsichere, veraltete Ports eingetragen.
- Die Lösung: Wählen Sie bei der Einrichtung (oder bei Fehlermeldungen im Nachgang) immer die Option Manuelle Einrichtung oder Servereinstellungen manuell konfigurieren aus und überschreiben Sie die automatisch geratenen Daten mit den unten stehenden Angaben.
IMAP oder POP3 – Was ist der Unterschied?
Beim Einrichten werden Sie gefragt, wie Sie Ihre E-Mails abrufen möchten. Wir empfehlen dringend die Nutzung von IMAP:
- IMAP (Empfohlen): Ihre E-Mails verbleiben auf unserem Server. Wenn Sie eine E-Mail auf Ihrem Smartphone lesen oder löschen, wird diese Änderung sofort auf Ihrem Computer und im Webmail synchronisiert. Ideal, wenn Sie mehrere Geräte nutzen.
- POP3: Ihre E-Mails werden vom Server heruntergeladen und dort gelöscht. Sie sind dann nur noch auf diesem einen Gerät lokal gespeichert. Dies ist heute nur noch in seltenen Ausnahmefällen sinnvoll.
Die korrekten Zugangsdaten (Bitte manuell eintragen):
Damit die Verbindung sicher und verschlüsselt aufgebaut werden kann, müssen folgende Einstellungen zwingend hinterlegt werden:
- Benutzername: Ihre vollständige E-Mail-Adresse (z. B. ihrname@ihredomain.de). Bitte tragen Sie hier nicht nur Ihren Namen ein.
- Passwort: Das zugehörige Passwort Ihres Postfachs.
- Posteingangsserver (IMAP):
server1.jfs1.net(Port: 993 mit Verschlüsselung SSL/TLS) - Postausgangsserver (SMTP):
server1.jfs1.net(Port: 465 mit Verschlüsselung SSL/TLS) - SMTP-Authentifizierung: Diese Option muss zwingend aktiviert sein. Aktivieren Sie in den Einstellungen Ihres Mailprogramms den Haken bei „Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung“ (oft auch als „Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden“ bezeichnet).
Häufige Probleme und Lösungen:
Problem 1: Der Empfang funktioniert, aber ich kann keine E-Mails senden.
- Ursache 1: Die SMTP-Authentifizierung ist nicht aktiv. Ohne diese Anmeldung sperrt unser Server den Versand, um Spam-Missbrauch zu verhindern. Aktivieren Sie die Authentifizierung in den Einstellungen des Postausgangsservers.
- Ursache 2: Der Standard-Port 25 wird von vielen Internetanbietern (z. B. der Telekom bei Speedport-Routern) im Heimnetzwerk standardmäßig blockiert („Liste der sicheren E-Mail-Server“). Verwenden Sie stattdessen zwingend den verschlüsselten SMTP-Port 465 (mit SSL/TLS).
Problem 2: Mein Mailprogramm meldet einen Zertifikatsfehler.
- Ursache: Sie haben vermutlich die automatisch geratene Serveradresse (wie z. B.
mail.ihredomain.de) im Mailprogramm stehenlassen. Da auf Ihre eigene Domain kein Sicherheitszertifikat für unseren Mailserver ausgestellt ist, schlägt der Sicherheitscheck fehl. - Lösung: Tragen Sie sowohl für den Posteingang als auch für den Postausgang zwingend den Servernamen
server1.jfs1.netein. Dieser Server ist dauerhaft mit einem gültigen Sicherheitszertifikat geschützt, und die Warnung verschwindet sofort.
Problem 3: Benutzername oder Passwort wird nicht akzeptiert.
Ursache 2: Ein Tippfehler im Passwort. Testen Sie Ihre Zugangsdaten zur Sicherheit unter webmail.ihredomain.de. Wenn der Login dort funktioniert, ist das Passwort korrekt und es liegt ein Einstellungsfehler im Mailprogramm vor.
Ursache 1: Es wurde versucht, sich ohne das @ihredomain.de anzumelden. Der Benutzername muss immer die komplette E-Mail-Adresse sein.
Hier bebilderte und erklärende Anleitungen
Microsoft Office Outlook 2019 – https://docs.plesk.com/de-DE/obsidian/customer-guide/schnell-gestartet-mit-plesk/einrichten-von-emailkonten/2-access-your-mailbox/zugriff-via-microsoft-office-outlook-2019.65697/#
Microsoft Office Outlook 2016 – https://docs.plesk.com/de-DE/obsidian/customer-guide/schnell-gestartet-mit-plesk/einrichten-von-emailkonten/2-access-your-mailbox/zugriff-via-microsoft-office-outlook-2016.65692/#
Mozilla Thunderbird – https://docs.plesk.com/de-DE/obsidian/customer-guide/schnell-gestartet-mit-plesk/einrichten-von-emailkonten/2-access-your-mailbox/zugriff-%C3%BCber-mozilla-thunderbird.65694/#
Gmail für Android – https://docs.plesk.com/de-DE/obsidian/customer-guide/schnell-gestartet-mit-plesk/einrichten-von-emailkonten/2-access-your-mailbox/zugriff-via-gmail-f%C3%BCr-android.75211/#
Mehr Infos von Mailprogrammen im Zusammenspiel mit Plesk gibt es hier:
https://docs.plesk.com/de-DE/obsidian/customer-guide/schnell-gestartet-mit-plesk/einrichten-von-emailkonten/2-access-your-mailbox.65691/
Frage: Mein Mail-Passwort funktioniert nicht, was kann ich tun?
Fehler beim Einrichten der Mail: Wenn beim Einrichten deines E-Mail-Kontos Fehler auftreten, überprüfe die eingegebenen Daten (E-Mail-Adresse, Passwort, Servereinstellungen). Achte darauf, dass alles korrekt ist.
Passwort testen: Du kannst dein Passwort testen, indem du dich unter webmail.domain.de einloggst (nur möglich, wenn es zur Domain auch eine Website gibt). So siehst du, ob das Passwort generell funktioniert.
Passwort zurücksetzen: Falls das Passwort weiterhin nicht funktioniert, kannst du es zurücksetzen unter: https://server1.jfs1.net:8443/. Achtung: Das Passwort muss dann auf allen Geräten, die Mail von diesem Konto senden und empfangen, geändert werden.
Frage: Was ist das Spam Gateway und wie schützt es mein Postfach?
Professioneller Spam-Schutz: Das SpamExperts Email Security Gateway ist ein intelligenter Filter, der Ihre eingehenden Mails überprüft, noch bevor sie in Ihrem Postfach landen. Er erkennt Spam, Viren, Schadsoftware und Phishing-Versuche mit extrem hoher Zuverlässigkeit.
Quarantäne & Reports: Verdächtige E-Mails werden blockiert und in einer sicheren Quarantäne zwischengespeichert. Sie erhalten dazu einen täglichen Bericht (Report) per E-Mail, in dem Sie gefilterte Mails einsehen und bei Bedarf mit einem einzigen Klick direkt in Ihr Postfach freigeben können. Sollten Sie diesen täglichen Bericht nicht mehr wünschen, lässt sich dieser selbstverständlich jederzeit ganz einfach abbestellen.
Einrichtung auf Wunsch: Dieser Schutz ist bei unseren Mail-Postfächern nicht standardmäßig aktiv. Wenn Sie das Spam Gateway für Ihre Domain und E-Mail-Adressen nutzen möchten, richten wir es sehr gerne auf Ihren ausdrücklichen Wunsch hin kostenfrei für Sie ein. Schreiben Sie uns dazu einfach eine kurze Nachricht.
Das Problem
Trotz moderner Spamfilter können gelegentlich unerwünschte Nachrichten im Posteingang landen.
Oft handelt es sich dabei um wiederkehrende E-Mails mit ähnlichen Betreffzeilen, Absendern oder Inhalten.
Was sind E-Mail-Regeln?
Viele E-Mail-Programme und Webmail-Systeme bieten die Möglichkeit, automatische Regeln oder Filter zu erstellen.
Diese können eingehende Nachrichten beispielsweise:
- in einen Ordner verschieben
- als gelesen markieren
- kennzeichnen
- automatisch löschen
Wann sind Regeln sinnvoll?
Regeln eignen sich besonders für:
- wiederkehrende Werbe-E-Mails
- bestimmte Absender
- häufige Benachrichtigungen
- bekannte Spam-Muster
Dadurch bleibt Ihr Posteingang übersichtlicher und wichtige Nachrichten lassen sich leichter erkennen.
Was sollten Sie beachten?
Automatische Löschregeln sollten mit Bedacht eingesetzt werden.
Eine zu allgemeine Regel kann dazu führen, dass auch gewünschte Nachrichten versehentlich gelöscht werden.
Prüfen Sie neue Regeln daher zunächst regelmäßig.
Unser Tipp
Nutzen Sie E-Mail-Regeln als Ergänzung zum Spamfilter. Für wiederkehrende Nachrichten bestimmter Absender oder Themen können sie eine hilfreiche Unterstützung sein und den täglichen Aufwand deutlich reduzieren.
Was ist ein E-Mail-Alias?
Ein E-Mail-Alias ist eine zusätzliche E-Mail-Adresse, die auf ein bestehendes Postfach verweist.
Beispielsweise kann das Postfach:
zusätzlich folgende Alias-Adressen besitzen:
Alle E-Mails werden im selben Postfach empfangen. Es muss kein weiteres Postfach angelegt werden.
Welche Vorteile bietet ein Alias?
E-Mail-Aliase helfen dabei, Nachrichten besser zu organisieren und verschiedene Kommunikationswege voneinander zu trennen.
Beispiele:
- info@ für allgemeine Anfragen
- support@ für Kundenanfragen
- bewerbung@ für Bewerbungen
- newsletter@ für Newsletter-Anmeldungen
So erkennen Sie sofort, an welche Adresse eine Nachricht gesendet wurde.
Alias-Adressen als Schutz vor Spam
Viele Menschen verwenden für jede Registrierung dieselbe E-Mail-Adresse. Dadurch ist später kaum nachvollziehbar, über welchen Dienst Spam oder unerwünschte Werbung an die eigene Adresse gelangt ist.
Mit Alias-Adressen können Sie für unterschiedliche Zwecke verschiedene E-Mail-Adressen verwenden, zum Beispiel:
Alle Nachrichten landen weiterhin in Ihrem gewohnten Postfach, lassen sich jedoch leichter zuordnen.
Die Vorteile im Überblick
Durch die Verwendung unterschiedlicher Alias-Adressen können Sie:
- die Herkunft von Werbe-E-Mails leichter erkennen
- Spamquellen schneller identifizieren
- einzelne Alias-Adressen bei Bedarf deaktivieren
- automatische Filter und Regeln gezielter einsetzen
- Ihr Hauptpostfach besser schützen
Erhalten Sie beispielsweise plötzlich Spam auf eine bestimmte Alias-Adresse, können Sie die Quelle leichter eingrenzen und gezielt reagieren.
Unser Tipp
Verwenden Sie für wichtige Online-Konten, Newsletter, Einkäufe und Registrierungen möglichst unterschiedliche Alias-Adressen.
So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Kommunikation, schaffen mehr Ordnung im Postfach und können unerwünschte Nachrichten schneller identifizieren.
Sicherheit
Das Problem
Während Urlauben oder längeren Abwesenheiten richten viele Nutzer eine automatische Antwort für eingehende E-Mails ein.
Dabei werden häufig zu viele persönliche Informationen preisgegeben, die für Unbekannte nicht notwendig sind.
Welche Informationen sollten Sie vermeiden?
Eine Abwesenheitsnotiz sollte möglichst wenige Details enthalten.
Verzichten Sie nach Möglichkeit auf:
- private Mobiltelefonnummern
- genaue Reise- oder Aufenthaltsorte
- Informationen über längere Abwesenheiten
- detaillierte Angaben zu Ihrer Erreichbarkeit
Je weniger Informationen öffentlich bekannt werden, desto besser.
Wer sollte die automatische Antwort erhalten?
Viele E-Mail-Systeme bieten die Möglichkeit, automatische Antworten nur an bekannte Kontakte oder interne Absender zu versenden.
Dadurch vermeiden Sie, dass automatische Antworten an unbekannte Absender oder Spam-Nachrichten gesendet werden.
Beispiel für eine sichere Abwesenheitsnotiz
„Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit nicht erreichbar und werde Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr bearbeiten. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an unser Büro oder einen bekannten Ansprechpartner.“
Unser Tipp
Formulieren Sie Abwesenheitsnotizen möglichst allgemein und geben Sie nur die Informationen preis, die für den Empfänger wirklich notwendig sind.
So bleiben Sie professionell erreichbar, ohne unnötige persönliche Daten offenzulegen.
Das Problem
Manchmal erhalten Nutzer eine E-Mail, die scheinbar von ihrer eigenen E-Mail-Adresse versendet wurde.
Häufig enthalten solche Nachrichten Drohungen oder Erpressungsversuche. Die Absender behaupten beispielsweise, Zugriff auf den Computer, das Postfach oder persönliche Daten zu haben und fordern eine Zahlung.
Dies wirkt auf den ersten Blick beunruhigend, bedeutet jedoch nicht automatisch, dass Ihr E-Mail-Konto kompromittiert wurde.
Wie ist das möglich?
Bei vielen Spam- und Betrugs-E-Mails wird die Absenderadresse gefälscht.
Dabei tragen die Betrüger Ihre E-Mail-Adresse lediglich als sichtbaren Absender ein, obwohl die Nachricht tatsächlich von einem anderen Server versendet wurde.
Dieses Verfahren wird als „E-Mail-Spoofing“ bezeichnet.
Wurde mein Konto gehackt?
In den meisten Fällen lautet die Antwort: Nein.
Das bloße Auftauchen Ihrer eigenen Adresse als Absender ist kein Beweis dafür, dass jemand Zugriff auf Ihr Postfach besitzt.
Erst wenn zusätzlich ungewöhnliche Aktivitäten auftreten, beispielsweise:
- unbekannte versendete Nachrichten
- geänderte Passwörter
- fremde Anmeldungen
- fehlende E-Mails
sollten Sie von einem möglichen Kontozugriff ausgehen.
Wie sollten Sie reagieren?
- Antworten Sie nicht auf die Nachricht.
- Zahlen Sie niemals geforderte Beträge.
- Öffnen Sie keine Anhänge.
- Klicken Sie nicht auf enthaltene Links.
- Markieren Sie die Nachricht als Spam und löschen Sie sie.
Unser Tipp
Wenn Sie unsicher sind, ändern Sie vorsorglich Ihr Passwort und aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
In den meisten Fällen handelt es sich jedoch lediglich um eine gefälschte Absenderadresse und nicht um einen erfolgreichen Angriff auf Ihr E-Mail-Konto.
Das Problem
Phishing-E-Mails versuchen, Empfänger zur Preisgabe von Passwörtern, Bankdaten oder anderen sensiblen Informationen zu bewegen.
Die Nachrichten wirken häufig täuschend echt und geben sich als bekannte Unternehmen, Banken, Paketdienste oder Behörden aus.
Typische Merkmale einer Phishing-E-Mail
Achten Sie besonders auf folgende Warnzeichen:
- Aufforderung zum sofortigen Handeln
- Drohungen wie „Konto wird gesperrt“
- Auffällige Rechtschreib- oder Grammatikfehler
- Unbekannte Absenderadressen
- Verdächtige Links
- Unerwartete Anhänge
Was sollten Sie tun?
- Klicken Sie keine Links an.
- Öffnen Sie keine Anhänge.
- Geben Sie niemals Passwörter per E-Mail weiter.
- Markieren Sie die Nachricht als Spam oder Phishing.
- Löschen Sie die E-Mail anschließend.
Unser Tipp
Im Zweifel kontaktieren Sie das angebliche Unternehmen direkt über die offizielle Webseite oder eine bekannte Telefonnummer.
Seriöse Anbieter fordern Passwörter oder vertrauliche Daten in der Regel nicht per E-Mail an.
Das Problem
Viele Nutzer installieren im Laufe der Zeit Browser-Erweiterungen für Funktionen wie Werbung blockieren, PDF-Bearbeitung, Übersetzungen, Gutscheincodes oder Rechtschreibprüfung.
Oft werden diese Erweiterungen jahrelang genutzt, ohne die erteilten Berechtigungen erneut zu prüfen.
Warum kann das ein Risiko sein?
Browser-Erweiterungen können je nach Berechtigung auf Inhalte von Webseiten zugreifen, die Sie besuchen.
Dazu gehören unter Umständen:
- E-Mails im Webmail-Zugang
- Kontaktdaten
- Formulareingaben
- Suchanfragen
- Webseiteninhalte
Nicht jede Erweiterung benötigt umfangreiche Zugriffsrechte. Deshalb sollten installierte Erweiterungen regelmäßig überprüft werden.
So überprüfen Sie Ihre Erweiterungen
Öffnen Sie die Verwaltung der installierten Erweiterungen in Ihrem Browser und prüfen Sie:
- Welche Erweiterungen tatsächlich benötigt werden
- Welche Erweiterungen nicht mehr genutzt werden
- Welche Berechtigungen erteilt wurden
Entfernen Sie Erweiterungen, die Sie nicht mehr verwenden oder deren Herkunft Ihnen unbekannt ist.
Unser Tipp
Installieren Sie Erweiterungen nur aus vertrauenswürdigen Quellen und möglichst nur dann, wenn Sie einen echten Mehrwert bieten.
Je weniger Erweiterungen aktiv sind, desto geringer ist das Risiko für Datenschutz- und Sicherheitsprobleme.
Das Problem
Immer wieder werden Datenbanken von Unternehmen, Online-Shops oder Internetdiensten Ziel von Cyberangriffen. Dabei können E-Mail-Adressen und andere Benutzerdaten in falsche Hände geraten.
Oft erfahren Betroffene erst davon, wenn plötzlich mehr Spam-Nachrichten, Phishing-Versuche oder verdächtige Anmeldungen auftreten.
Welche Risiken bestehen?
Wurde Ihre E-Mail-Adresse zusammen mit einem Passwort veröffentlicht, können Kriminelle versuchen, sich bei anderen Diensten anzumelden.
Besonders gefährlich wird es, wenn dasselbe Passwort für mehrere Konten verwendet wurde.
Außerdem nutzen Betrüger gestohlene Daten häufig für:
- Spam-Kampagnen
- Phishing-E-Mails
- Identitätsbetrug
- gefälschte Sicherheitswarnungen
So überprüfen Sie Ihre E-Mail-Adresse
Es gibt verschiedene Dienste, die bekannte Datenlecks dokumentieren und überprüfen, ob eine E-Mail-Adresse betroffen ist.
Wird Ihre Adresse in einem Datenleck gefunden, bedeutet dies nicht automatisch, dass Ihr Konto gehackt wurde. Sie sollten jedoch entsprechende Schutzmaßnahmen ergreifen.
Was sollten Sie tun?
- Ändern Sie betroffene Passwörter umgehend.
- Verwenden Sie für jeden Dienst ein eigenes Passwort.
- Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), sofern verfügbar.
- Achten Sie verstärkt auf verdächtige E-Mails oder Anmeldeversuche.
Unser Tipp
Nutzen Sie einen Passwort-Manager und aktivieren Sie nach Möglichkeit die Zwei-Faktor-Authentifizierung für wichtige Konten.
Dadurch bleibt Ihr Konto selbst dann besser geschützt, wenn Ihre Zugangsdaten bei einem Datenleck veröffentlicht wurden.
Das Problem
Manche Werbe-E-Mails enthalten unsichtbare Bilder, die beim Öffnen der Nachricht automatisch geladen werden. Dadurch kann der Absender erkennen, ob und wann eine E-Mail geöffnet wurde.
Viele Empfänger wissen nicht, dass bereits das bloße Öffnen einer Nachricht zusätzliche Informationen an den Absender übermitteln kann.
Wie funktioniert das?
In Werbe- und Newsletter-E-Mails werden häufig sogenannte Tracking-Pixel eingesetzt. Dabei handelt es sich um winzige, meist unsichtbare Grafiken, die von einem externen Server geladen werden.
Wird die E-Mail geöffnet und externe Inhalte werden automatisch nachgeladen, kann der Absender unter Umständen erkennen:
- ob die E-Mail geöffnet wurde
- wann die Nachricht geöffnet wurde
- welches E-Mail-Programm verwendet wird
- welche Geräteart genutzt wird
Diese Informationen werden häufig für Marketingzwecke verwendet.
So schützen Sie sich
Viele E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, externe Bilder nicht automatisch zu laden.
Prüfen Sie die Einstellungen Ihres E-Mail-Programms und deaktivieren Sie – wenn möglich – das automatische Nachladen externer Inhalte.
Dadurch werden Tracking-Pixel blockiert, bis Sie die Anzeige von Bildern ausdrücklich erlauben.
Unser Tipp
Wenn Sie eine E-Mail von einem unbekannten Absender erhalten, sollten Sie externe Bilder zunächst nicht laden. So schützen Sie Ihre Privatsphäre und erschweren die Nachverfolgung Ihres Nutzungsverhaltens.
Bei bekannten Absendern, beispielsweise Kunden, Lieferanten oder Newslettern, die Sie bewusst abonniert haben, können Sie die Anzeige von Bildern bei Bedarf freigeben.
Spam & Postfach aufräumen
Das Problem
Viele Postfächer wachsen über Jahre hinweg kontinuierlich an. Newsletter, Werbe-E-Mails, Benachrichtigungen und veraltete Nachrichten sammeln sich an und belegen unnötig Speicherplatz.
Irgendwann wird das Postfach unübersichtlich oder nähert sich dem verfügbaren Speicherlimit.
Warum regelmäßiges Aufräumen sinnvoll ist
Ein aufgeräumtes Postfach bietet mehrere Vorteile:
- wichtige E-Mails werden schneller gefunden
- weniger Speicherplatz wird benötigt
- die Übersicht bleibt erhalten
- unnötige Nachrichten verschwinden dauerhaft
Besonders Newsletter, Werbe-E-Mails und automatische Benachrichtigungen verursachen häufig einen großen Teil des Datenvolumens.
So gehen Sie vor
Beginnen Sie mit älteren Nachrichten, die nicht mehr benötigt werden.
Besonders geeignet sind:
- alte Newsletter
- Werbe-E-Mails
- Benachrichtigungen von Onlinediensten
- automatisch erzeugte Systemmeldungen
Nutzen Sie die Suchfunktion Ihres E-Mail-Programms, um größere Mengen ähnlicher Nachrichten schneller zu finden.
Papierkorb nicht vergessen
Nach dem Löschen befinden sich E-Mails häufig zunächst im Papierkorb.
Der belegte Speicherplatz wird oft erst freigegeben, wenn auch der Papierkorb geleert wird.
Unser Tipp
Planen Sie alle paar Monate eine kurze Aufräumaktion für Ihr Postfach ein. Bereits wenige Minuten können ausreichen, um mehrere hundert oder sogar tausende unnötige E-Mails zu entfernen und wertvollen Speicherplatz freizugeben.
Das Problem
Vor einigen Jahren haben Sie sich für einen Rabattcode, ein Gewinnspiel oder einen kostenlosen Download angemeldet. Die Aktion ist längst vorbei, doch die E-Mails kommen weiterhin regelmäßig in Ihrem Posteingang an.
Viele Unternehmen nutzen Newsletter-Systeme, um ihre Empfängerlisten aktuell zu halten. Solange Ihre E-Mail-Adresse aktiv auf einer Verteilerliste steht, wird sie als gültige und erreichbare Adresse geführt. Dadurch erhalten Sie nicht nur unerwünschte Werbung, sondern erhöhen auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Adresse bei weiteren Marketingaktionen verwendet wird.
Warum das wichtig ist
Jeder unnötige Newsletter sorgt für mehr E-Mails in Ihrem Posteingang und erschwert die Trennung zwischen wichtigen Nachrichten und Werbung.
Oft sammeln sich über die Jahre Dutzende oder sogar Hunderte von Newsletter-Abonnements an, die längst keinen Nutzen mehr bieten. Diese E-Mails belegen nicht nur Speicherplatz, sondern erhöhen auch die allgemeine Spam-Belastung.
Die Lösung
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Newsletter-Abonnements:
- Suchen Sie in Ihrem Postfach nach dem Begriff „Abmelden“, „Unsubscribe“ oder „Newsletter“.
- Öffnen Sie Newsletter, die Sie nicht mehr lesen möchten.
- Nutzen Sie den Abmeldelink am Ende der E-Mail.
- Löschen Sie die Nachrichten erst nach erfolgreicher Abmeldung.
Wichtig: Das reine Löschen von E-Mails beendet das Abonnement nicht. Nur die Abmeldung beim Absender verhindert, dass künftig weitere Nachrichten versendet werden.
Unser Tipp
Planen Sie alle paar Monate eine kurze „Postfach-Aufräumaktion“ ein. Bereits 10 bis 15 Minuten können ausreichen, um zahlreiche unnötige Newsletter dauerhaft zu entfernen und Ihren Posteingang deutlich übersichtlicher zu gestalten.
Das Problem
Sie erhalten eine unerwartete E-Mail mit fragwürdigen Angeboten, angeblichen Rechnungen oder Warnungen zu Abonnements, die Sie nie abgeschlossen haben. Am Ende der Nachricht befindet sich ein Link mit der Aufschrift „Abmelden“ oder „Unsubscribe“.
Viele Empfänger klicken auf diesen Link, um zukünftige Nachrichten zu stoppen. Bei unseriösen Absendern kann dies jedoch genau das Gegenteil bewirken.
Warum das gefährlich sein kann
Seriöse Unternehmen respektieren Abmeldungen und entfernen Ihre Adresse aus dem Verteiler.
Bei Spam- oder Phishing-Nachrichten besteht jedoch die Gefahr, dass der Abmeldelink lediglich dazu dient, die Gültigkeit Ihrer E-Mail-Adresse zu überprüfen. Durch den Klick bestätigen Sie möglicherweise unbeabsichtigt, dass Ihre Adresse aktiv genutzt wird und E-Mails gelesen werden.
In der Folge kann dies dazu führen, dass Sie noch mehr unerwünschte Nachrichten erhalten.
Die richtige Vorgehensweise
Wenn Sie eine E-Mail von einem unbekannten oder verdächtigen Absender erhalten:
- Klicken Sie nicht auf Links innerhalb der Nachricht.
- Öffnen Sie keine Anhänge.
- Nutzen Sie die Funktion „Als Spam markieren“ Ihres E-Mail-Programms oder Webmail-Zugangs.
- Löschen Sie die Nachricht anschließend.
Wann Sie sich bedenkenlos abmelden können
Eine Abmeldung ist in der Regel unproblematisch, wenn Sie den Newsletter ursprünglich selbst bestellt haben und den Absender kennen.
Beispiele sind:
- Newsletter von Online-Shops
- Vereins- oder Firmennewsletter
- Brancheninformationen
- Kundeninformationen von bekannten Anbietern
Unser Tipp
Fragen Sie sich vor dem Klick auf „Abmelden“: Habe ich mich jemals bewusst für diesen Newsletter angemeldet?
Wenn die Antwort „Nein“ lautet, sollten Sie die Nachricht lieber als Spam markieren und löschen.
Das Problem
Viele Nutzer besitzen mehrere E-Mail-Konten, die über Jahre hinweg entstanden sind.
Häufig werden ältere Konten per Weiterleitung oder Abrufdienst in ein aktuelles Postfach eingebunden. Nicht selten geraten diese alten Postfächer jedoch in Vergessenheit.
Warum kann das problematisch sein?
Alte E-Mail-Konten werden oft nur selten kontrolliert.
Dadurch können sich dort ansammeln:
- Spam-Nachrichten
- unerwünschte Weiterleitungen
- veraltete Kontakte
- Sicherheitsprobleme durch alte Passwörter
Außerdem können Nachrichten aus solchen Konten weiterhin automatisch in Ihr Hauptpostfach gelangen.
Was sollten Sie überprüfen?
Kontrollieren Sie regelmäßig:
- Welche E-Mail-Konten Sie noch aktiv nutzen
- Welche Weiterleitungen eingerichtet sind
- Welche Konten automatisch abgerufen werden
- Ob alle Passwörter aktuell und sicher sind
Nicht mehr benötigte Konten oder Verbindungen sollten entfernt werden.
Unser Tipp
Je weniger E-Mail-Konten dauerhaft aktiv sind, desto einfacher wird die Verwaltung Ihrer Nachrichten.
Führen Sie daher regelmäßig eine Bestandsaufnahme Ihrer E-Mail-Konten durch und entfernen Sie nicht mehr benötigte Weiterleitungen oder Abrufdienste.
Das Problem
Viele Spam-Nachrichten entstehen nicht zufällig. Spammer nutzen automatisierte Programme, um öffentlich zugängliche E-Mail-Adressen im Internet zu sammeln.
Besonders betroffen sind Adressen, die auf Webseiten, in Branchenverzeichnissen, Foren oder sozialen Netzwerken veröffentlicht werden.
Wie gelangen Spammer an E-Mail-Adressen?
Sogenannte Such- oder Sammelprogramme durchsuchen das Internet gezielt nach E-Mail-Adressen.
Wird eine Adresse öffentlich gefunden, kann sie in Verteilerlisten aufgenommen und für Werbe- oder Spamkampagnen genutzt werden.
Je länger eine Adresse öffentlich sichtbar ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie auf verschiedenen Spamlisten landet.
Wo sollten Sie besonders vorsichtig sein?
Vermeiden Sie die öffentliche Veröffentlichung Ihrer E-Mail-Adresse in:
- Webseiten
- Kontaktseiten
- Foren
- Kleinanzeigen
- sozialen Netzwerken
- öffentlichen Dokumenten
Was können Sie tun?
- Nutzen Sie Kontaktformulare statt veröffentlichter E-Mail-Adressen.
- Verwenden Sie unterschiedliche Adressen oder Alias-Adressen für verschiedene Zwecke.
- Entfernen Sie nicht mehr benötigte öffentliche Einträge.
- Kontrollieren Sie regelmäßig, welche Kontaktdaten im Internet sichtbar sind.
Unser Tipp
Jede öffentlich sichtbare E-Mail-Adresse kann von automatisierten Programmen gefunden werden. Je sparsamer Sie Ihre Adresse veröffentlichen, desto geringer ist das Risiko, künftig unerwünschte Werbe- oder Spam-Nachrichten zu erhalten.
Das Problem
Viele Menschen verwenden für jede Registrierung dieselbe E-Mail-Adresse. Dadurch ist später kaum nachvollziehbar, über welchen Dienst Spam oder unerwünschte Werbung an die eigene Adresse gelangt ist.
Wenn Ihre E-Mail-Adresse bei einem Datenleck auftaucht oder von einem Unternehmen für Werbezwecke genutzt wird, lässt sich der Ursprung oft nur schwer ermitteln.
Die Lösung: E-Mail-Aliase
Ein E-Mail-Alias ist eine zusätzliche E-Mail-Adresse, die Nachrichten an Ihr bestehendes Postfach weiterleitet.
Beispielsweise können Sie unterschiedliche Adressen für verschiedene Zwecke verwenden:
Alle Nachrichten landen weiterhin in Ihrem gewohnten Postfach, lassen sich jedoch leichter zuordnen.
Die Vorteile
Durch die Verwendung unterschiedlicher Alias-Adressen können Sie:
- die Herkunft von Werbe-E-Mails leichter erkennen
- Spamquellen schneller identifizieren
- einzelne Alias-Adressen bei Bedarf deaktivieren
- automatische Filter und Regeln gezielter einsetzen
Unser Tipp
Verwenden Sie für wichtige Online-Konten, Newsletter und Einkäufe möglichst unterschiedliche E-Mail-Adressen oder Alias-Adressen.
So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Kommunikation und können bei unerwünschten Nachrichten schneller reagieren.
Das Problem
Viele Apps und Online-Dienste bieten eine besonders schnelle Anmeldung an. Dabei gewähren Nutzer häufig Zugriff auf ihr E-Mail-Konto, ihren Kalender oder andere persönliche Daten, ohne die angeforderten Berechtigungen genauer zu prüfen.
Mit der Zeit sammeln sich dadurch zahlreiche Anwendungen an, die weiterhin Zugriff auf Ihr Konto besitzen – selbst wenn Sie die App längst nicht mehr verwenden.
Warum das ein Risiko sein kann
Jede Anwendung mit Kontozugriff stellt einen zusätzlichen Zugang zu Ihren Daten dar.
Wird ein solcher Dienst nicht mehr gepflegt, verkauft oder kompromittiert, können unbefugte Personen möglicherweise auf Informationen zugreifen, die ursprünglich für die Anwendung freigegeben wurden.
Deshalb sollten Zugriffsberechtigungen regelmäßig überprüft und nicht mehr benötigte Verbindungen entfernt werden.
So gehen Sie vor
Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen:
- Welche Apps und Dienste mit Ihrem E-Mail-Konto verbunden sind
- Welche Berechtigungen diesen Anwendungen erteilt wurden
- Ob die Anwendungen noch aktiv genutzt werden
Entfernen Sie den Zugriff für Dienste, die Sie nicht mehr benötigen oder deren Herkunft Ihnen unbekannt ist.
Unser Tipp
Führen Sie mindestens einmal pro Jahr einen kurzen Sicherheitscheck durch und überprüfen Sie alle verbundenen Anwendungen.
Je weniger externe Dienste Zugriff auf Ihr Konto besitzen, desto geringer ist das Risiko eines Datenmissbrauchs.
Das Problem
Manchmal erhalten Sie Spam- oder Betrugs-E-Mails, obwohl Ihre eigene E-Mail-Adresse weder im Feld „An“ noch im Feld „CC“ sichtbar ist.
Viele Nutzer vermuten dann, dass ihr E-Mail-Konto gehackt wurde. In den meisten Fällen ist dies jedoch nicht der Fall.
Wie kommt das zustande?
Spammer versenden ihre Nachrichten häufig an tausende Empfänger gleichzeitig.
Dabei wird oft nur eine einzelne Adresse im Feld „An“ eingetragen, während die eigentlichen Empfänger über versteckte Empfängerlisten (BCC) angeschrieben werden.
Dadurch entsteht der Eindruck, die Nachricht sei an eine andere Person gerichtet.
Ist das gefährlich?
Nicht unbedingt. Das Auftauchen einer solchen E-Mail bedeutet in der Regel nicht, dass Ihr Postfach kompromittiert wurde.
Es zeigt lediglich, dass Ihre E-Mail-Adresse auf einer Verteilerliste gelandet ist, die von Spammern verwendet wird.
Wie sollten Sie reagieren?
- Öffnen Sie keine Anhänge.
- Klicken Sie nicht auf Links innerhalb der Nachricht.
- Antworten Sie nicht auf die E-Mail.
- Markieren Sie die Nachricht als Spam.
- Löschen Sie die Nachricht anschließend.
Unser Tipp
Achten Sie weniger darauf, an wen die Nachricht angeblich gesendet wurde, sondern auf den tatsächlichen Inhalt.
Druck erzeugende Formulierungen wie „Rechnung“, „Konto gesperrt“, „Vertragsverlängerung“ oder „Sofort handeln“ sind typische Merkmale von Spam- und Phishing-Nachrichten.
Das Problem
Viele Nutzer räumen ihr Postfach erst dann auf, wenn der Speicherplatz knapp wird oder die Übersicht verloren gegangen ist.
Dann werden in kurzer Zeit hunderte oder tausende E-Mails gelöscht – oft mit erheblichem Aufwand.
Wenige Wochen später ist das Postfach jedoch häufig wieder genauso voll wie zuvor.
Warum passiert das?
E-Mails sammeln sich täglich an:
- Newsletter
- Werbe-E-Mails
- Benachrichtigungen
- automatische Systemmeldungen
- Spam-Nachrichten
Ohne regelmäßige Pflege wächst jedes Postfach mit der Zeit weiter an.
Die beste Strategie
Statt seltene Großaktionen durchzuführen, empfiehlt sich eine kurze regelmäßige Kontrolle.
Achten Sie dabei insbesondere auf:
- unnötige Newsletter
- unerwünschte Werbe-E-Mails
- Spam-Nachrichten
- veraltete Benachrichtigungen
Je früher solche Nachrichten entfernt werden, desto übersichtlicher bleibt Ihr Postfach.
Unsere Empfehlung
Nehmen Sie sich regelmäßig wenige Minuten Zeit für Ihr Postfach:
- Unerwünschte Newsletter abbestellen.
- Spam-Nachrichten als Spam markieren.
- Nicht mehr benötigte E-Mails löschen.
- Den Papierkorb gelegentlich leeren.
- Wichtige Nachrichten archivieren oder in Ordner verschieben.
Unser Tipp
Ein gepflegtes Postfach spart Zeit, reduziert die Spam-Belastung und sorgt dafür, dass wichtige Nachrichten schneller gefunden werden.
Bereits wenige Minuten pro Woche reichen aus, um dauerhaft Ordnung zu halten.