Das Problem
Während Urlauben oder längeren Abwesenheiten richten viele Nutzer eine automatische Antwort für eingehende E-Mails ein.
Dabei werden häufig zu viele persönliche Informationen preisgegeben, die für Unbekannte nicht notwendig sind.
Welche Informationen sollten Sie vermeiden?
Eine Abwesenheitsnotiz sollte möglichst wenige Details enthalten.
Verzichten Sie nach Möglichkeit auf:
- private Mobiltelefonnummern
- genaue Reise- oder Aufenthaltsorte
- Informationen über längere Abwesenheiten
- detaillierte Angaben zu Ihrer Erreichbarkeit
Je weniger Informationen öffentlich bekannt werden, desto besser.
Wer sollte die automatische Antwort erhalten?
Viele E-Mail-Systeme bieten die Möglichkeit, automatische Antworten nur an bekannte Kontakte oder interne Absender zu versenden.
Dadurch vermeiden Sie, dass automatische Antworten an unbekannte Absender oder Spam-Nachrichten gesendet werden.
Beispiel für eine sichere Abwesenheitsnotiz
„Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit nicht erreichbar und werde Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr bearbeiten. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an unser Büro oder einen bekannten Ansprechpartner.“
Unser Tipp
Formulieren Sie Abwesenheitsnotizen möglichst allgemein und geben Sie nur die Informationen preis, die für den Empfänger wirklich notwendig sind.
So bleiben Sie professionell erreichbar, ohne unnötige persönliche Daten offenzulegen.